KI AutomatisierungProzessautomatisierung
Wiederkehrende Arbeit automatisiert, von der Angebotserstellung über die Dokumentenverarbeitung bis zur Datenpflege. Sicher eingebunden in deine bestehenden Systeme.
Leistungsumfang
Rechnungen, Lieferscheine und Verträge werden ausgelesen, zugeordnet und übertragen. Niemand tippt mehr ab.
Aus Anfrage, Preisliste und Bausteinen entsteht in Minuten ein prüffertiger Entwurf.
Eingehende Nachrichten kategorisiert, priorisiert und mit Antwortvorschlag versehen.
Was in System A gepflegt wird, landet automatisch korrekt in System B. Copy und Paste entfällt.
Automatisierung mit Kontrollpunkten: Entscheidungen bleiben bei deinem Team.
Vorher und nachher in Stunden pro Woche. Wir machen den Effekt sichtbar statt nur spürbar.
Automatisiere die Routine. Behalte die *Entscheidungen*.
So läuft dein Projekt
Kein Mammutprojekt. Wir starten mit einem Prozess, beweisen den Nutzen und übertragen ihn dann auf die nächsten.
01
Wir setzen uns einen halben Tag zu dem Team, das den Ablauf heute erledigt, und schreiben mit, wo Zeit verloren geht. Daraus ergibt sich, welcher Prozess sich zuerst lohnt und was er dich heute kostet.
02
Ein Ablauf wird automatisiert, mit deinen echten Belegen und Daten. Die Kontrollpunkte setzen wir zuerst eng, damit dein Team sieht, was tatsächlich passiert.
03
Läuft der erste Prozess zuverlässig, lockern wir die Kontrollpunkte dort, wo es sich bewährt hat, und nehmen den nächsten Ablauf dazu.
Ratgeber
In fast jedem Unternehmen stecken Stunden täglicher Routinearbeit: Daten aus E-Mails in Systeme übertragen, Dokumente sortieren, Standardtexte schreiben, Listen abgleichen. Einzeln sind es Minuten. Übers Jahr sind es Wochen pro Mitarbeiter.
Genau hier setzt Prozessautomatisierung an, als Werkzeug für die immer gleichen Handgriffe. Dein Team bekommt dadurch Zeit für das, was Urteilsvermögen braucht.
Klassische Automatisierung scheitert an allem, was nicht exakt gleich aussieht, etwa an der Rechnung im anderen Layout oder der formlos formulierten Anfrage. KI-Modelle verstehen Inhalte statt nur Formate. Sie lesen Dokumente wie ein Mensch, nur schneller und ermüdungsfrei.
Das öffnet Prozesse für Automatisierung, die bisher als „zu unstrukturiert“ galten: E-Mail-Postfächer, gescannte Belege, Freitexte. Verkettet mit deinen bestehenden Tools entstehen durchgehende Abläufe ohne Medienbrüche.
Gute Automatisierung baut an den entscheidenden Stellen Kontrollpunkte ein. Der Angebotsentwurf wird geprüft, bevor er rausgeht. Die unsichere Zuordnung landet zur Freigabe bei einem Menschen.
So wächst Vertrauen mit der Erfahrung. Was sich über Wochen als zuverlässig erweist, darf mehr allein entscheiden. Was heikel bleibt, bleibt beim Team. Diese Balance konfigurieren wir gemeinsam, DSGVO-konform und nachvollziehbar dokumentiert.
Prozessautomatisierung lebt davon, dass sie an deine bestehenden Systeme herankommt. ERP, CRM, Buchhaltung, Postfach und Cloudspeicher binden wir über ihre Schnittstellen an, in der Regel per REST-API. Du wechselst dafür keine Software.
Wo ein System keine Schnittstelle mitbringt, gibt es meist trotzdem einen Weg, etwa über geplanten Dateiaustausch oder eine eigene Erweiterung. Welcher Weg bei dir greift, klären wir vor dem Angebot, weil er den Aufwand stärker beeinflusst als der eigentliche KI-Teil.
Gut zu wissen
Kurz und ehrlich beantwortet. Der Rest klärt sich im Gespräch.
Wiederkehrend, regelbasiert und zeitfressend. Typisch sind Dokumentenverarbeitung, Angebotserstellung, Datenübertragung zwischen Systemen und die Vorsortierung des Postfachs. In der Prozess-Aufnahme finden wir die Kandidaten mit dem besten Verhältnis aus Aufwand und Ersparnis.
Ja. Kontrollpunkte sind Teil des Aufbaus. Kritische Schritte laufen erst nach Freigabe durch dein Team, und was die Automatisierung tut, ist jederzeit nachvollziehbar.
Die Prozess-Aufnahme liegt im niedrigen vierstelligen Bereich, ein erster automatisierter Ablauf typisch im mittleren vierstelligen. Beides als Festpreis, mit vorher definiertem Nutzen.
Bei gut gewählten Prozessen oft innerhalb weniger Monate: Ein Ablauf, der täglich 30 Minuten spart, holt einen mittleren vierstelligen Betrag im ersten Jahr wieder herein. Wir rechnen dir das vor Projektstart konkret vor.
Sie meldet ihn, statt ihn weiterzureichen. Bei jedem Schritt legen wir fest, ab welcher Sicherheit selbst entschieden werden darf und wann der Fall zur Freigabe an einen Menschen geht. Jeder Vorgang ist protokolliert, du kannst also im Nachhinein nachvollziehen, was auf welcher Grundlage passiert ist.
Nein. Wir bauen um das herum, was bei dir schon läuft. Deine Leute arbeiten weiter in ihren gewohnten Programmen, die Automatisierung läuft dahinter. Nur wenn ein System gar keine Schnittstelle hat und auch keinen Umweg zulässt, sprechen wir über Alternativen.
Dein Projekt
Jedes Projekt in unserer Schmiede beginnt gleich, mit einem Gespräch über die Abläufe, die bei dir täglich Zeit kosten. Danach weißt du, welcher Prozess sich zuerst lohnt, was die Automatisierung kosten würde und ab wann sie sich rechnet. Unverbindlich und auf Augenhöhe.
Standort
Marbach am Neckar
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